TIETOSUOJASELOSTE

Kultainen Rengas – Golden Ring GR ry / Tietosuojaseloste 

1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI 

Kultainen Rengas – Golden Ring GR ry:n jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste. 

2. REKISTERINPITÄJÄ JA KOTIPAIKKA 

Nimi:                     Kultainen Rengas – Golden Ring GR ry, Lahti 

Yhteystiedot:  http://www.goldenring.fi 

3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 

Yhdistyksen rekisteriasioita hoitavat puheenjohtaja (puheenjohtaja@goldenring.fi), varapuheenjohtaja, jäsensihteeri (jasensihteeri@goldenring.fi) ja rahastonhoitaja.

4. REKISTERÖIDYT 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien, sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. 

Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä koskevia asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsen- ja asiakastietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista. 

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS 

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. 

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. 

Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään henkilötietoja siltä osin ja siinä laajuudessa kuin se tapahtuman järjestämiseksi on tarpeen. Yhdistyksen järjestämissä kokeissa henkilötietojen käsittely perustuu lisäksi osallistujan antamaan suostumukseen henkilötietojensa käsittelylle ja julkaisulle kokeeseen liittyvässä tiedottamisessa.  

Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, esimerkiksi tapahtumaosallistumisen peruuntuessa osallistumismaksun palauttamiseen. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa. 

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Henkilötunnuksia käsitellään vain siinä tapauksessa, että sen käsittelyyn on jokin lakisääteinen peruste. 

6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja. 

Käsiteltäviä tietoja ovat: 

Rekisteröidyn etu- ja sukunimi 

Rekisteröidyn osoitetiedot ja kotipaikka 

Rekisteröidyn sähköpostiosoite 

Rekisteröidyn puhelinnumero 

Rekisteröidyn suostumus suoramarkkinointiin ja viestintään tai sen esto 

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot 

Rekisteröidyn jäsennumero ja jäsenlaji sekä jäsenyyden kesto 

Rekisteröidyn henkilötunnus tarvittaessa ja lakisääteisen tietojen käsittelyperusteen täyttyessä 

Rekisteröidyn luottamustehtävä yhdistyksessä 

7. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ 

Yhdistyksen verkkopalveluissa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. 

Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Yhdistys voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Yhdistyksen ja sen viestinnän ja tiedotuksen kohdentamisessa sekä tiedotustoimenpiteiden optimoinnissa. 

Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää. 

8. REKISTERIN TIETOLÄHTEET 

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään heidän suostumuksellaan sekä muilta toimintaan kiinteästi liittyviltä yhdistyksiltä ja seuroilta. Jäsenrekisterin pentuejäsentietojen osalta tietoja saadaan kolmannelta osapuolelta, mutta tiedon saannin jälkeen kerätään asianomaisen suostumus henkilötietojen käsittelyyn. 

9. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. 

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmien toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Yhdistyksen järjestelmätoimittajat ovat sitoutuneet ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedot salassa ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksen huomioon ottaen. Tiedot luovutetaan konekielisessä muodossa, tapauksesta riippuen turvallisen teknisen käyttöyhteyden kautta. 

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET    

Henkilötietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen verkkoyhteyksien kautta.  

Henkilötietoja käsittelevät Yhdistyksen luottamushenkilöt ja yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan Yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti ja käsittelijöiden kanssa on sovittu asiasta henkilötietojen käsittely- ja salassapitosopimusten muodossa. 

11. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kahden (2) vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.  

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.  Mikäli henkilötietojen säilyttäminen ei ole edellä mainituista syistä tarpeen, ne poistetaan viimeistään kaksi (2) vuotta tapahtuman jälkeen.  

12. REKISTERÖIDYN OIKEUDET 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista, oikeus epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisuun ja tietojen täydentämiseen, oikeus henkilötietojensa poistamiseen, oikeus peruuttaa suostumuksensa siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröity voi myös siirtää yhdistykselle toimittamansa, itseään koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.  

13. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

14. YHTEYDENOTOT 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 3. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen / sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja. 

15. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty Yhdistyksen hallituksen kokouksessa 9.1.2022.